Ausschreibung zur Organisation und Durchführung einer Silvesterveranstaltung

Ausschreibung zur Organisation und Durchführung einer Silvesterveranstaltung in der Mehrzweckhalle Bahnhof Lugau
- Projekttitel: Silvester im Bahnhof
- Art der Veranstaltung: Silvesterveranstaltung mit Tanz und Catering
- Veranstaltungsort: 09385 Lugau, Am Bahnhof
- Datum & Zeitraum: 31.12.2026 sowie Vor- und Nachbereitungszeiten
- Zielgruppe & Erwartete Teilnehmerzahl: 200 Gäste

1. Ausgeschriebene Leistung
Ausgeschrieben wird die Organisation und Durchführung einer öffentlichen Silvesterveranstaltung in der Mehrzweckhalle des Bahnhofs Lugau auf eigene Kosten und Verantwortung des Bewerbers. Es soll mindestens künstlerische Unterhaltung in Form vom Musik erfolgen, sowie ein Catering angeboten werden. Die Veranstaltung soll für alle Gäste offen sein. Es soll ein öffentliches Ticketsystem geben. Die Tickets können gegen Entgelt angeboten werden.
Die Veranstaltung soll in der Mehrzweckhalle des Bahnhofes Lugau stattfinden. Ebenso können im Rahmen der Veranstaltung eine Küche, eine Garderobe, der Vorraum im Erdgeschosse, die Galerie des Mehrzweckraums sowie die Toiletten im Untergeschoss genutzt werden. Es sind eine mobile Bühne, 10 Stehtische sowie 250 Stühle vorhanden. Der Boden der Halle ist mit vorhandenen textilen Schutzmatten auszulegen.
Dem Veranstalter obliegen u. a. folgende Aufgaben/Verantwortlichkeiten:
1. Konzeption & Planung: Entwicklung der Veranstaltungsidee und Zieldefinition
Budgetplanung und Finanzierungskonzept
Erstellung eines Gesamtkonzepts (Programm, Inhalte)
2. Genehmigungen & Rechtliches
Einholung aller notwendigen behördlichen Genehmigungen
Abstimmung mit Ordnungsamt, Polizei, Feuerwehr
Erstellung eines Sicherheitskonzepts
Erstellung eines Brandschutzkonzepts
Lärmschutz- und Immissionsschutzauflagen einhalten
Vertragsmanagement (Künstler, Dienstleister, Sponsoren)
Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (DSGVO)
3. Finanzierung & Controlling
Akquise von Sponsoren und Fördermitteln
Ticketing-Konzept und Preisgestaltung
4. Programm & Inhalte
Künstler- und Programmauswahl
Booking und Vertragsabwicklung
Zeit- und Ablaufplanung
Betreuung der Künstler
5. Infrastruktur & Technik
Planung und Aufbau von Bühnen
Veranstaltungstechnik (Ton, Licht, Video)
Absperrungen, Beschilderung und Besucherführung
IT-Infrastruktur (z. B. WLAN, Kassensysteme)
6. Sicherheit & Ordnung
Erstellung und Umsetzung eines Sicherheitskonzepts
Einsatz von Sicherheitsdiensten
Erste-Hilfe- und Sanitätsdienste
Evakuierungs- und Notfallpläne
7. Personalmanagement
8. Marketing & Kommunikation
Entwicklung einer Marketingstrategie
Öffentlichkeitsarbeit (Presse, Medien)
Social-Media-Kommunikation
Gestaltung von Werbemitteln (Plakate, Flyer, Online)
Ticketverkauf und Promotion
Besucherinformation (Website, Apps, Beschilderung)
9. Logistik & Betrieb
Auf- und Abbauorganisation
Transportplanung (Material, Technik, Personal)
Lieferantenkoordination
Gastronomie- und Verkaufsstände koordinieren
Park- und Verkehrskonzept
10. Nachhaltigkeit & Umwelt
Müllmanagement und Recyclingkonzept
11. Durchführung (Eventbetrieb)
Gesamtleitung vor Ort
Steuerung aller Gewerke
Qualitätssicherung während der Veranstaltung
12. Nachbereitung
Abbau und Rückbau der Infrastruktur
Reinigung der genutzten Räume inklusive Treppenhäuser, Flure, Toiletten spätestens am 02.01.2027
Reinigung und Müllbeseitigung im Umkreis von 50 m um den Veranstaltungsort bis spätestens 01.01.2027
Feedback

2. Angebote
Angebote für die ausgeschriebene Leistung erwarten wir bis zum 8. Mai 2026 in einem verschlossenem und gekennzeichnetem Umschlag adressiert an die
Stadtverwaltung Lugau
Ausschreibung Kultur
Obere Hauptstr. 26
09385 Lugau
Das Angebot soll Angaben zu folgenden Themen beinhalten:
1. Detailliertes Programmkonzept inkl. geplanten künstlerischen Darbietungen und Cateringkonzept
2. Angabe des ungekürzten Ticketpreises
3. Angabe des angebotenen Mietpreises
4. Referenzen des Veranstalters

Die Angaben werden wir folgt gewertet:
Kriterium
Gewichtung
Was wird bewertet?
Konzept & Programm
40%
Originalität, künstlerische Qualität, Qualität des Cateringangebots
Ticketkosten
20%
Höhe ungekürzter Ticketpreis
Höhe Mietangebot
40%
Höhe Mietangebot inklusive Nebenkosten
Gesamt
100%